一、提前领取调档函、变更调档函抬头、采集录取通知书邮寄地址等的要求
深圳校区将于2018年6月中下旬从深圳以邮政EMS方式统一寄发（请保持手机畅通）2018级硕士新生录取通知书、调档函、入学须知。调档函抬头以考生网报时所填写的内容为准。
考虑到部分考生更换通讯方式，学校将开通“通讯地址采集系统”。请考生登录（http://219.223.252.92/yzs），统考生登录名及密码为考生的初试准考证号及身份证后六位，推免生登录名及密码为电子信箱（国家推免服务系统中填写的信息）及身份证后六位，登录系统录入相关业务信息。
（一）如需提前领取调档函，请于2018年5月7日9时—5月11日17时登录系统录入调档函相关信息，勾选“提前领取调档函”选项。提前领取的调档函将于2018年5月下旬以邮政小包的形式邮寄。如需变更调档函抬头，请与现档案保管部门联系确认抬头内容后，录入新的调档函抬头信息。
（二）请考生于2018年5月14日9时—5月18日17时登录系统录入录取通知书邮寄信息。如需自取录取通知书等材料，请勾选 “自取”选项。系统关闭后，考生不能对信息再做修改，只能查询状态。

二、户口迁移证的办理
定向就业硕士生不迁移户口。非定向就业硕士生可根据个人需求确定是否办理户口迁移手续，入学时未申请落户的学生，第二年不能再申请办理户口迁入手续。（注：第一年在校本部培养的交通运输工程、外国语言学及应用语言学（英语）专业的学生如想将户口迁移到深圳，需要在新生开学一周内将户口迁移证、身份证复印件邮寄至深圳校区所在学院教学秘书处，由学院代为办理。逾期将不能再申请户口迁入。）
请各位2018级新生在办理户口迁移手续前先确认本人的身份证是否快过期，由于深圳落户时间比较长，请身份证快过期的同学尽快办理身份证换证手续，否则入学时无法办理校园卡。根据公安局有关要求，户口迁移证是居民身份的重要证明文件，开出户口迁移证时务必审核清楚，以免审核不合格予以退回重办。
户口迁移证相关审核要求：
1.字迹清晰（尤其是姓名、曾用名、民族）；
2.务必核对户口迁移证上的信息是否填写完整，不能缺少任何一栏信息；
3. 出生地和籍贯均要体现两级单位（即XX省XX市或县）；
4.婚姻状况“已婚”的同学请提前准备结婚证复印件一份；
5.派出所公章和骑缝章清晰且缺一不可（要看得清派出所名字）；
6. 户口迁移证的姓名、迁出地址要与身份证上的信息一致；
7.户口迁入地址为：深圳市南山区平山一路6号。
由于户口迁移证的有效期是一个月（过期后只要在开学时按通知要求统一上交户口迁移证，将不影响在深圳办理落户），请各位同学在收到录取通知书前不要着急办理户口迁移手续。办理完户口迁移证的同学请务必保管好本人的身份证，并留取一定数量的身份证复印件，否则落户前无法补办遗失的身份证。
联系人：学生发展处（部）华老师 0755-26033874。

三、党、团组织关系转移介绍信
新生自带党、团组织关系介绍信报到入学。党团材料原则上随档案邮寄，如自带党团材料请在报到一周内提交至档案室。
①    中共党员新生须开具《中国共产党党员组织关系介绍信》。新生党组织关系从深圳市外单位转入的，组织关系介绍信抬头（上级党组织）为“中共深圳市委组织部”，组织关系从深圳市内单位转入的，组织关系介绍信抬头（上级党组织）为“中共哈尔滨工业大学（深圳）委员会”。市外及市内转入单位（基层组织）均填写为"哈尔滨工业大学(深圳)"。
②    团员新生须开具《中国共产主义青年团员组织关系介绍信》，团组织关系介绍信抬头（上级团组织）填写为“共青团哈尔滨工业大学（深圳）委员会”。
咨询电话0755-26033772，86925841。

四、人事档案迁移手续
新生可凭调档函到本单位人事档案管理部门办理人事档案迁移手续。新生档案可通过机要或EMS（学生档案）转寄至哈尔滨工业大学（深圳）档案室，或由新生本人在报到后一周内自行提交至档案室。
档案寄至：哈尔滨工业大学（深圳）档案室
地址：广东省深圳市南山区西丽深圳大学城哈工大校区B栋108室
邮编：518055
收件人：陶老师
收件电话：0755-86970399
注：党、团组织关系转移介绍信和人事档案迁移手续不适合在哈尔滨工业大学校本部报到入学的交通运输工程、外国语言学及应用语言学（英语）专业的硕士新生。以上新生按校本部具体要求办理相关入学手续，具体报到事宜请联系哈工大校本部对应学科所在学院教学秘书。
其余不清楚的事项可以联系学生发展处（部）黄老师，0755-86132651。